Transparent avtal med både livsmedel och kem-varor

Verksamhetsövergripande • Skåne län

När kommunen gjorde en ny livsmedelsupphandling med "open book" blev resultatet ett avtal med bättre priser, en mer transparent prissättning och samordnade leveranser. I upphandlingen ingick även kem-varor. Målbilden var en samlad varudistribution med en grossist som samarbetspart.

Vårt mål

Vi hade under lång tid noterat att priser som gällde vid anbudsstart ganska snabbt under avtalstiden ökade mer än vad producenten ökade sina priser med. Vårt mål i upphandlingen var därför en mer transparent prissättning där grossistens pålägg på inköpspris skulle vara konstant under hela avtalsperioden. Vi ville också närma oss tänket med samlad varudistribution fast i samarbete med en grossist.

Vi ville att våra kockar skulle kunna beställa från en enda portal/webbhandel för att få kökets totala behov av livsmedel och kem-varor, från samma avtal. Vill gärna fortsätta plocka på varugrupper i samma avtal i framtiden, så vi närmar oss tänket med samlad varudistribution fast med en grossist istället. Vi vill att våra kök ska kunna få alla typer av varor vid alla leveranstillfällen.

Så gjorde vi

Vi bröt oss ur en befintlig samverkan med flera kommuner, utifrån att det fanns olika politiska krav i kommunerna. När vi gjorde en egen upphandling testade vi ett nytt sätt och tog hjälp av en upphandlingsjurist utan tidigare erfarenhet av livsmedelsupphandling, som hade med sig andra perspektiv.

Vi valde att ställa höga, generella krav. Vi angav våra befintliga artiklar, inklusive varunamn, tillverkare med mera och grossisten var sedan fri att svara med en motsvarande artikel – som också levde upp till våra bestämda krav. Vi tog med ett begränsat antal varor i upphandlingen, som vi tidigare köpt mycket av. Vi la också in ett sensoriskt test på volymvaror, som utfördes av elever, och som togs med i utvärderingen. Detta gjorde att arbetet med artikellistan förenklades avsevärt.

Vi krävde att grossisten skulle kunna visa oss sitt inköpspris och sitt utpris vid anbudsstart. Det ska vara en transparent prissättning med öppna böcker. Den procentuella mellanskillnaden får inte ändras under avtalstiden och kontroll sker genom avstämningar och stickprov.

Resultat

Vi fick ett svar på upphandlingen, av en mindre grossist, vilket ledde till avtal. Grossisten levererar nu livsmedel och kem-varor utifrån samma avtal och i samma leveranser. Samtliga skolkök får tre leveranser i veckan.

Vi har endast en webbportal att handla allt ifrån och en leverantör att ha uppföljning mot. Köken har god möjlighet att fördela sina inköp över veckan så att arbetsmiljön vid varumottagning blir bättre.

Vår grossist kan låsa sin webbportal så att våra kök aldrig riskerar att köpa varor som inte är avtalsartiklar. Det gör att vi är väldigt avtalstrogna och kan hålla stenkoll på vår ekonomi/inköp. Artikellistan hålls därmed begränsad, även efter att avtalet har rullat igång.
För att hålla utbudet på frukt och grönt levande så har vi gett grossisten i uppdrag att till ett fastställt kilopris byta ut fem grönsaker och två frukter några gånger per år. Det gör att vi kan få in säsongsartiklar till bra priser.

Vi kan be grossisten att köpa in tillfälliga partier från lokala producenter, för en fast ersättning.

Vid kontroll har vi sett att kravet gällande den procentuella mellanskillnaden i pris efterlevs med mycket god följsamhet.

Kollage med morötter och rengöringsmedel.

Utmaningar

Det var bara en grossist som svarade på upphandlingen och det skulle vara bra om det i framtiden kan bli konkurrens - utifrån detta sätt att upphandla.

Det visade utvärderingen

Detta avtal har varit igång i två år. Vi är väldigt nöjda, det fungerar bra. Vi har fått ett välfungerande samarbete med den nya grossisten.

Vi bröt oss ur ett större kommunsamarbete, vilket många sa skulle ge oss sämre priser. Samma sak fick vi höra gällande att köpa kem-varor från en livsmedelsgrossist. Det stämmer inte, vi har bättre priser än innan. Nu kan vi också lättare kolla de pålägg som görs. Den transparens som vi efterfrågade har vi uppnått.

Våra tankar framåt

Vi har hittat vår modell, vill fortsätta upphandla så här och utveckla konceptet/metoden. Det som tidigare var bör-krav kan vi nu skärpa till ska-krav, exempelvis som att kunna låsa webbshopen för att undvika köp utanför avtal. Nu ser vi ju att en sådan sak är möjlig att efterfråga.

Vi kommer fortsätta ställa krav på öppna böcker. Vi kommer lägga till en prisuppräkning för transport för grossisten. Vi kommer också att genomföra en RFI Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. för att tidigt skapa förståelse för hur leverantörens verklighet ser ut. Ställer vi krav som driver kostnader men som kanske inte är superviktiga för oss?